Rechnungen, Verträge und Kontoauszüge sind vertrauliche Daten, die nichts in den Händen von Unbefugten zu suchen haben. Das gilt im privaten Kontext genauso wie im Geschäftsalltag. Ansonsten könnten sensible Daten sehr leicht missbraucht werden. Es dürfte sich von selbst verstehen, dass solche Dokumente nicht für den normalen Müll bestimmt sind, jedenfalls nicht in einem verwertbaren Zustand. Je nach Vertraulichkeit von Dokumenten sind sie bestimmten Schutzklassen zuzuordnen. Über diese können Sie sich hier in kompakter Form informieren, Produktempfehlungen inklusive!
Aktenvernichtung ist ganz klar eine Frage der Sicherheit!
Gerade im Arbeitskontext stellt sich daher die Frage nach der maximalen Sicherheit, die sich mit einem Aktenschredder umsetzen lässt. Denken Sie an eine Arztpraxis, in der personenbezogene Gesundheitsdaten verarbeitet werden. Oder an alle Unternehmen, die mit vertraulichen Kundendaten sehr sorgfältig mit Blick auf die Datenschutzgrundverordnung umzugehen haben. Und natürlich sollten auch im privaten Kontext sensible Daten mit gebotener Vorsicht entsorgt werden. Bekanntlich ist ein Reißwolf eine funktionale Lösung für die schnelle Vernichtung vertraulicher Daten. Schutzklassen und Sicherheitsstufen rücken als zentrales Auswahlkriterien in den Fokus, wenn ein geeigneter Aktenschredder gekauft werden soll.
Dieser Ratgeber liefert Antworten auf Ihre Fragen!
Doch was genau verbirgt sich hinter diesen Begriffen? Wie können Sie die gesetzlichen Vorgaben des Datenschutzes umsetzen? Und welche Aktenvernichter kommen für die unterschiedlichen Schutzklassen/Sicherheitsstufen in Betracht?
DSGVO und DIN 66399: Grundlegendes zur Datensicherheit in Deutschland
- Wenn Sie einen neuen Aktenschredder kaufen wollen, sind Sie in Deutschland an 5 Sicherheitsstufen gebunden, die aus DIN 66399 hervorgehen.
- Während Stufe 1 das geringste Sicherheitsniveau darstellt, beschreibt Stufe 5 das höchste Niveau.
- In der Praxis kommen die Sicherheitsstufen 2 und 3 am häufigsten vor.
- Überall dort, wo die Wiederherstellbarkeit von Daten ausgeschlossen werden soll, kommt eher Sicherheitsstufe 4 in Betracht.
- Im Zweifelsfall und bei einem großen Spektrum an zu vernichtenden Daten sollten Sie sich immer für die höhere Sicherheitsstufe entscheiden. Manchmal werden Sie auch Sicherheitsstufe 6 bei Ihrer Suche finden. Hierbei handelt es sich um keine Norm aus Deutschland. Sie stammt aus den USA bzw. aus einer NSA-Richtlinie. Mit dieser hohen Sicherheitsstufe lassen sich geheimdienstliche Anforderungen erfüllen. Für den Einsatz in Unternehmen ist dieser Standard daher nicht notwendig.
Das hat es mit Schutzklassen auf sich
In der zitierten DIN-Norm werden 3 Schutzklassen angesprochen, die sich um die Schutzbedürftigkeit von Datenträgern drehen. Beachten Sie in diesem Kontext, dass einige Aktenschredder nicht nur Papier vernichten, sondern auch CDs und Kreditkarten in kleine Teile schneiden können.
Schutzklasse 1 bezieht sich auf einen normalen Bedarf, der für interne Daten in Frage kommt. Dieser Schutzklasse werden die Sicherheitsstufen 1 und 2 zugeordnet. Diese eignen sich vorwiegend für den privaten Gebrauch.
Sobald es um geschäftliche Daten geht, rückt Schutzklasse 2 in den Fokus. Hierbei handelt es sich um einen höheren Schutz von persönlichen Daten, der den Sicherheitsstufen 3 bis 5 zugeordnet wird. Mit dieser Schutzklasse soll Datenmissbrauch verhindert werden, da hieraus ein enormer wirtschaftlicher Schaden entstehen kann.
Falls Sie einen sehr hohen Bedarf haben und es sich um sehr vertrauliche Daten handelt, dann sollten Sie sich näher mit Schutzklasse 3 befassen. Laut Datenschutzgrundverordnung muss in Bezug auf personenbezogene Daten ein Höchstmaß an Sicherheit gewährleistet werden. Dieser Schutzklasse werden für gewöhnlich die Sicherheitsstufen ab 4 zugeordnet.
Welche Sicherheitsstufe brauche ich für meinen Aktenvernichter?
Sie erkennen anhand der Schilderung der Schutzklassen, dass ein direkter Zusammenhang zu den Sicherheitsstufen besteht. Im Grunde zeichnen diese ein differenziertes Bild von den Sicherheitsanforderungen bzw. Leistungsmerkmalen eines Aktenvernichters. Sie sollten also in der Produktbeschreibung eines Aktenvernichters immer darauf achten, welche Sicherheitsstufe er erfüllt. Sie können dann nachvollziehen, für welche Dokumente das Gerät geeignet ist und wie groß die geschredderten Papierschnipsel sind.
Wichtig zu wissen: Die Art des Schnittes ist sicherheitsrelevanter Natur
Das Schneidwerk eines Aktenvernichters ist für die Sicherheit ein entscheidender Faktor. Grundsätzlich ist zwischen dem Streifenschnitt und dem Partikelschnitt zu unterscheiden. Bei Streifenschnitt entstehen Papierstreifen, beim Partikelschnitt kleine Schnipsel.
Je kleiner diese Schnipsel ausfallen, desto höher ist das Sicherheitsniveau. Denn je kleiner die einzelnen Papierschnipsel sind, desto ausgeschlossener ist eine Rekonstruktion sensibler Daten. Hieran wird deutlich, dass Schneidwerke für Partikelschnitt grundsätzlich höhere Sicherheitsstufen erreichen können.
Für den geschäftlichen Einsatz sollten Sie sich auf jeden Fall für einen Reißwolf mit Partikelschnitt entscheiden. In der jeweiligen Produktbeschreibung können Sie nachvollziehen, wie groß die Partikel nach dem Schreddern sind. Weitere Hinweise dazu finden Sie auch in der folgenden Vorstellung der Sicherheitsstufen.
Überblick: Das sollten Sie über die verfügbaren Sicherheitsstufen für Aktenvernichter wissen
Sicherheitsstufe 1:
Empfehlenswert für den privaten Gebrauch und allgemeines Schriftgut. Beim Streifenschnitt darf eine maximale Breite von 1,2 cm erreicht werden.
Sicherheitsstufe 2:
Diese Stufe kann für internes Schriftgut in Betracht kommen, das nicht vertraulich ist. Hier darf beim Streifenschnitt maximal eine Breite von 6 Millimetern erreicht werden. Beim Partikelschnitt sind es maximal 400 mm² pro Partikel.
Produktempfehlung in bewährter Qualität für diese Sicherheitsstufen:
- Eignet sich für die regelmäßige, persönliche Nutzung im Kleinbüro oder Home Office
- Vernichtet auch CDs, Kreditkarten, Büro- und Heftklammern
- Sicherheitsstopp-Schalter sperrt den Aktenvernichter und verhindert ungewolltes Einschalten
- 27 Liter Papierkorb mit Sichtfenster, herausziehbar
- Sicherheitsstufen nach DIN 66399: Papier P-2, CDs/DVDs O-2, Kreditkarten T-2
Sie suchen einen Aktenschredder für die gelegentliche Nutzung zuhause? Dann ist der Fellowes Powershred 70S mit Streifenschnitt eine erstrebenswerte Lösung. Sie können bis zu 14 Blätter gleichzeitig schneiden, wobei jeder Streifen eine Breite von 5,8 Millimetern hat. Ein funktionales Highlight ist, dass dieser Reißwolf bis zu 12 Minuten am Stück nutzbar ist. Daher kommt er auch für größere Papierberge im heimischen Büro in die nähere Auswahl, wenn die Informationen nicht allzu vertraulich sind.
Sicherheitsstufe 3:
Das ist die erste Sicherheitsstufe, die für vertrauliche Dokumente in Betracht kommt. Streifen dürfen max. 2 Millimeter breit sein. Beim Partikelschnitt, der vorzuziehen ist, dürfen Schnipsel max. 60 Millimeter lang und 4 Millimeter breit sein.
Produktempfehlung für diese Sicherheitsstufen:
- Kreuzschnitt-Aktenvernichter für 7-8 Blätter Papier; zerschneidet auch Kreditkarten (eine nach der anderen)
- Zerkleinert Papier in 0,48 x 4,68 cm große Streifen, die einem Sicherheitsgrad von P3 entsprechen
- 3-minütiger kontinuierlicher Betrieb möglich; die Abkühlzeit beträgt dann 30 Minuten; mit LED-Signalleuchte, die vor Überhitzung warnt
- Angewinkelte Standfüße garantieren einen sicheren Halt; mit Autostart-Funktion und manueller Rücklauftaste zum Beheben von Papierstaus
- Eimer mit einem Fassungsvermögen von 15,5 l und einem Klarsichtfenster, zum einfachen Einsehen des Füllstandes; integrierter Tragegriff ermöglicht ein einfaches Ausleeren; mit einjähriger eingeschränkter Garantie durch Amazon Basics
Sie suchen eine funktionale Lösung mit hoher Sicherheit für Ihr Büro/Home Office? Dann ist der Amazon Basics Kreuzschnitt-Aktenvernichter für 7-8 Blätter (hier zu unserem Beitrag/Test) eine prüfenswerte Option. Er ist für Papier und Kreditkarten geeignet. Die geschredderten Papierstreifen weisen eine Größe von 0,48 x 4,68 cm auf. Sie können diesen Bürohelfer bis zu 3 Minuten im Dauerbetrieb nutzen. Danach ist eine Abkühlung von etwa 30 Minuten notwendig. Zahlreiche Sicherheitsfunktionen und ein übersichtliches Design sorgen für eine sehr ansprechende Benutzerfreundlichkeit.
Sicherheitsstufe 4:
Mit dieser Stufe setzen Sie sehr sichere Standards für vertrauliches Schriftgut um. Das Sicherheitsniveau ist so hoch, dass von einer Geheimhaltung vertraulicher Daten auszugehen ist. Ablesen können Sie dies beim Partikelschnitt an einer maximalen Fläche von 30 mm². Schnipsel dürfen maximal 2 Millimeter breit und 15 Millimeter lang sein. Viele Geräte schreddern Papier aber deutlich kleiner, sodass aus einem DIN A4-Blatt hunderte kleinste Teile entstehen. Das so entstehende Puzzle lässt sich nicht wieder zusammensetzen. Falls Ihr neuer Aktenschredder auch CDs oder Karten vernichten können soll, so ist die maximale Partikelfläche auf 0,5 mm² begrenzt.
Produktempfehlung für diese Sicherheitsstufen:
- Der 8C ist der perfekte Schredder für den Datenschutz zuhause, denn er schneidet bis zu 8 Blatt gleichzeitig in 4 x 35 mm Partikel, was der hohen Sicherheitsstufe P-4 entspricht.
- Die patentierte Sicherheitssperre funktioniert wie eine Kindersicherung und verhindert eine ungewollte Aktivierung des Shredders.
- Der Papierschredder verarbeitet auch Kreditkarten, Büroklammern und Heftklammern problemlos und sorgt dafür, dass vertrauliche Dokumente nicht mehr lesbar sind.
- Der persönliche Cross-Cut (Kreuzschnitt) Aktenvernichter 8C kann bis zu 3 Minuten am Stück betrieben werden, bevor er sich automatisch in einen 30-minütigen Abkühlmodus schaltet und ist damit geeignet für die gelegentliche Nutzung im privaten Umfeld.
- Zur Entsorgung Ihrer Schredderabfälle verfügt der 8C über einen 14 Liter Papierkorb mit praktischem abnehmbarem Aufsatz.
Ein Bestseller ist der Fellowes Aktenvernichter Powershred 8C (gleich zu unserem detaillierten Beitrag/Test) mit Partikelschnitt. Er kann bis zu 8 Blätter gleichzeitig schreddern, wobei einzelne Partikel eine Größe von 4 x 35 Millimetern haben. Das bedeutet, dass aus einem herkömmlichen Blatt (DIN A4) 440 kleine Schnipsel entstehen. Diese landen sofort im Auffangbehälter mit einem Volumen von 14 Litern, sodass sich geschredderte Dokumente ohne nennenswerten Aufwand sauber entsorgen lassen. Sie können diesen Reißwolf bis zu 3 Minuten am Stück nutzen, bevor eine Abkühlphase von etwa 30 Minuten erforderlich ist. Mit diesem Gerät können Sie auch Kreditkarten und Dokumente mit Heftklammern mit einem hohen Sicherheitsniveau vernichten.
Sicherheitsstufe 5:
Sie sollten sich für diese Stufe entscheiden, wenn Sie maximale Sicherheitsstandards garantieren wollen. Partikel dürfen maximal eine Breite von 0,8 Millimeter und eine Länge von 15 Millimetern aufweisen. Von einem DIN A4-Blatt bleiben nach dem Schreddern nur noch hunderte von kleinsten Schnipseln übrig, die an Konfetti erinnern. Beachten Sie, dass in vielen Produktbeschreibungen beispielhafte Hinweise zur Partikelgröße zu finden sind. Sie können sich das Sicherheitsniveau sehr plastisch vorstellen, wenn die Partikelzahl genannt wird, die der Aktenvernichter aus einem DIN A4-Blatt entstehen lässt.
Beispiel für einen passenden Schredder zu dieser Sicherheitsstufe:
- Bis zu 10-mal kleinere Partikel als herkömmliche Kreuzschnitte
- Zerkleinert 16 Blatt pro Durchgang in 2 x 12 mm Micro-Cut-Partikel (Sicherheitsstufe P-5)
- Dauerbetrieb für ununterbrochene Zerkleinerung
- 100 % staufreicheres System eliminiert Papierstau und macht auch harte Arbeiten
- Die SilentShred-Technologie minimiert Geräuschstörungen in gemeinsamen Arbeitsbereichen
Für diese Sicherheitsstufe 5 sei auf den Fellowes Microshred 225Mi verwiesen: Er schreddert Papier in winzige Partikel mit einer Größe von nur 2 x 12 Millimeter. Dieses Gerät arbeitet 100 % staufrei und es kann bis zu 16 Blätter in einem Arbeitsdurchgang mit Partikelschnitt vernichten.
Eine günstigere Alternative wäre der:
- Der 450M Mikroschnitt Schredder vernichtet bis zu 9 Blatt Papier (70 g/qm) gleichzeitig in 2 x 12 mm Mikropartikel (Sicherheitsstufe P-5) und bietet vertraulichen Unterlagen im Büro und Home Office die ultimative Sicherheit
- Dank seiner Silent Shred Technologie ist der 450M Aktenvernichter besonders leise und eignet sich perfekt für die Nutzung durch 1-3 Personen im Großraumbüro
- Mit seiner langen Betriebsdauer von 10 Minuten am Stück ist der 450M ein leistungsstarker P-5 Schredder. Zur Vermeidung von Überhitzung schaltet das Gerät nach längerer Nutzung automatisch in einen 45-minütigen Abkühlmodus
- Jedes A4 Papier wird in über 2000 winizige Partikel zerkleinert und auch CDs, Kreditkarten und Heftklammern werden von diesem Aktenschredder problemlos verarbeitet
- Für die einfache Entsorgung der Schredderabfälle verfügt der 450M über einen herausnehmbaren Papierkorb mit 22 Liter Auffangvolumen, der wahlweise mit oder ohne Abfallbeutel nutzbar ist
Welche Sicherheitsstufen erfüllen die Anforderungen der DSGVO?
Besonders mit der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) spielt dieses Thema in Unternehmen eine wichtige Rolle. Im Büro sollte daher ein leistungsstarker Aktenvernichter mit hoher Sicherheitsstufe immer einsatzbereit in Griffweite stehen. Personenbezogene Daten vernichten Sie am besten mit den Sicherheitsstufen 4 oder 5. Das geht so auch aus der neuen DIN 66399 hervor: Diese Norm wurde 2012 im Kontext der Datenschutzgrundverordnung eingeführt. Fällt Ihre Wahl auf die höchste Sicherheitsstufe, können Sie davon ausgehen, allen gesetzlichen Anforderungen gemäß DSGVO bzw. DIN 66399 nachzukommen.
Praktische Hinweise für ein hohes Maß an Sicherheit am Arbeitsplatz
Der Kauf eines Aktenvernichters mit einer geeigneten Sicherheitsstufe ist die Basis für einen maximalen Schutz vertraulicher Daten. Bei einer genauen Lektüre von DIN 66399 können Sie zudem praktische Hinweise für die Umsetzung ableiten. Ideal ist es, wenn der für die Daten Verantwortliche einen geeigneten Schredder immer nutzen kann. So wird sichergestellt, dass sensible Daten vor der Vernichtung nicht noch in andere Hände gelangen. Sie könnten verloren gehen und Schaden anrichten, obwohl Aktenvernichter mit einer passenden Sicherheitsstufe vorhanden sind.
Sollten Sie im Unternehmen Daten unterschiedlicher Schutzklassen haben, so kann sich eine Trennung als schwierig erweisen. Letztlich wäre es ein Unsicherheitsfaktor, solche Dokumente trennen zu wollen. Sie müssten ggf. von mehreren Mitarbeitern gelesen werden, was gegen die Datenschutzgrundverordnung sprechen würde. In diesem Fall ist es die beste Lösung, auf die höchste Sicherheitsstufe zu setzen. Die Wahl sollte sich immer auf die Dokumente mit der höchsten Schutzbedürftigkeit beziehen. Es kann kein Schaden entstehen, wenn Sie auch weniger vertrauliche Dokumente damit schreddern. Anders herum kann der Schaden hingegen immens sein.
Welche weiteren Kriterien sind bei der Auswahl eines passenden Aktenvernichters zu beachten?
Die Sicherheitsstufe ist das zentrale Kriterium, um das gesetzlich geforderte Maß an Sicherheit umzusetzen. Abgesehen davon sollten Sie aber einen Blick auf die Leistungsstärke werfen: Wie viele Blätter kann das Gerät in einem Durchgang schreddern? Ist möglich, auch Heftklammern, CDs und Kreditkarten zu vernichten? Und vor allem: Wie lange am Stück lässt sich der Aktenvernichter nutzen, bevor er sich wegen Überhitzung abschaltet? Wir bieten Ihnen einen kompakten Kaufratgeber, um sich mit allen wichtigen Auswahlkriterien vertraut zu machen. Falls Sie sich in Zukunft nicht mehr mit ärgerlichem Papierstau auseinandersetzen wollen, sollten Sie auf eine entsprechende Technologie setzen.
Sollten Sie im Unternehmen Daten unterschiedlicher Schutzklassen haben, so kann sich eine Trennung als schwierig erweisen. Letztlich wäre es ein Unsicherheitsfaktor, solche Dokumente trennen zu wollen. Sie müssten ggf. von mehreren Mitarbeitern gelesen werden, was gegen die Datenschutzgrundverordnung sprechen würde. In diesem Fall ist es die beste Lösung, auf die höchste Sicherheitsstufe zu setzen. Die Wahl sollte sich immer auf die Dokumente mit der höchsten Schutzbedürftigkeit beziehen. Es kann kein Schaden entstehen, wenn Sie auch weniger vertrauliche Dokumente damit schreddern. Anders herum kann der Schaden hingegen immens sein.
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Sie haben nun Klarheit darüber erlangt, welche Sicherheitsstufe Ihr neuer Reißwolf aufweisen sollte. Sie finden bei uns eine praxiserprobte Auswahl an funktionalen Aktenvernichtern, um mit wenigen Klicks das passende Modell direkt bestellen zu können. Zu Beginn einer jeden kompakten Produktbeschreibung können Sie alle wichtigen Auswahlkriterien auf einen Blick nachvollziehen.
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