Mit einem leistungsstarken Aktenvernichter lassen sich vertrauliche Dokumente sicher entsorgen

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Vertrauliche Informationen haben nichts in den Händen Fremder zu suchen! Angesichts dessen gilt im Privatbereich genauso wie für Unternehmen, dass Belege oder Dokumente mit wichtigen Informationen nicht einfach im Müll entsorgt werden können. Es muss Sorge dafür getragen werden, dass diese Informationen nicht mehr verwendbar sind. Für dieses sicherheitsorientierte Ziel empfiehlt sich der Kauf eines Aktenvernichters, um mit wenig Aufwand über eine unwiderrufliche Zerstörung nicht mehr benötigter Dokumente zu sorgen. Doch worauf ist beim Kauf eines Aktenvernichters zu achten? In diesem Ratgeberbeitrag finden Sie alle wichtigen Informationen in kompakter Form.

Warum einen Aktenvernichter (Reißwolf) kaufen?

Wussten Sie, dass etwa 50 % aller festgestellten Verletzungen des Datenschutzes auf eine unsachgemäße Entsorgung von streng vertraulichen Dokumenten zurückgehen? Wird beispielsweise ein Kontoauszug nicht ordnungsgemäß geschreddert und sorglos in den Hausmüll geworfen, lassen sich die Daten leicht für einen Identitätsmissbrauch nutzen. Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, Dokumente ordnungsgemäß zu vernichten, da ansonsten Strafen und möglicherweise auch Imageschäden drohen. Schadensersatzansprüche und/oder Bußgelder können immense finanzielle Konsequenzen haben. Über das Internet können sich ‚geklaute‘ Kundendaten wie ein Lauffeuer verbreiten, was sehr unangenehme Folge für Unternehmen haben wird. Im Büro sollte ein leistungsstarker Schredder deshalb immer einsatzbereit einen festen Platz haben!

Für welchen Einsatzbereich brauche ich einen Aktenvernichter?

Um einen passenden Aktenvernichter kaufen zu können, muss Klarheit über den Einsatzort und das individuelle Anforderungsprofil herrschen. Hierzu kann für Unternehmen ein Blick in die aktuelle Fassung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sehr sinnvoll sein.

Reicht ein Einsteigergerät oder sollte es ein leistungsstarkes Profigerät sein?

Der vorgesehene Gebrauch ist maßgeblich für die notwendige Leistungsstärke des Aktenvernichters. Während für den privaten Gebrauch daheim ein günstiges Einsteigermodell ausreichen kann, ist für Gewerbetreibende bzw. Unternehmen ein Profigerät aus dem Premium-Bereich mit hoher Schutzklasse zu empfehlen. Als Grundregel kann gelten, dass bei häufigem Einsatz des Aktenvernichters eine hohe Motorleistung notwendig ist. Modelle mit einer solchen Ausstattung sollten über einen Überhitzungsschutz für eine sichere und zuverlässige Verwendung verfügen. Falls nicht nur Papier geschreddert werden muss, sollte das Schneidwerk explizit auch für andere Materialien ausgelegt sein. Eine solche flexible Nutzung ermöglichen in aller Regel nur Profi-Aktenvernichter. Die Auflistung der folgenden Kaufkriterien zeigt Ihnen, worauf Sie bei einem Aktenschedder achten sollten.

Kaufkriterien: Was muss ein guter Aktenvernichter können?

  • Einsatzbereich (privat vs. geschäftlich und damit verbundene Sicherheitsanforderungen)
  • Schneidwerk
  • Sicherheitsstufe und Schutzklasse (in Kombination mit DIN-Normen)
  • Papierkapazität und Auffangvolumen
  • Schnittgeschwindigkeit
  • Laufzeit/Betriebsdauer und Nutzungskomfort (wichtig: Aktenvernichter sind nicht für den Dauerbetrieb ausgelegt!)

Das sollten Sie wissen: Ein kurzer Blick auf entscheidungsrelevante Funktionen eines Aktenschredders

– Laufzeit/Komfort:

Viele der handelsüblichen Büro-Schredder sind nicht für den Dauerbetrieb ausgelegt. Kleinere Modelle im unteren Leistungssegment schalten sich über einen Hitzeschutzschalter aus, nachdem sie wenige Minuten genutzt worden sind. Dieses Nutzungsintervall, das oft nur wenige Minuten ausmacht, stellt die Laufzeit dar. Auch die Pause nach der Beanspruchung der maximalen Laufzeit kann sich bei Geräten deutlich unterscheiden. Achten Sie daher in der Produktbeschreibung auf diese wichtigen Zeitangaben. In puncto Komfort ist vor allem der Geräuschpegel zu beachten, der im Betrieb entsteht. Leise Geräte arbeiten in einem angenehmen Bereich deutlich unter 90 Dezibel. Telefonate oder Videokonferenzen sind demnach auch möglich, wenn der Schredder gerade in Betrieb ist.

– Schneidwerk: Das funktionale Herzstück eines Aktenvernichters

Grundsätzlich ist hier zwischen dem Streifen- und dem Partikelschnitt zu unterscheiden. Bei der Auswahl sollten Sie wissen, dass Schredder mit Partikelschnitt für höhere Sicherheitsstufen geeignet sind. Leistungsstarke Schneidwerke können nicht nur Papier, sondern auch andere Materialien wie Datenträger (CDs) schreddern. Bei einer hohen Leistungsstärke, die für den täglichen Einsatz zu empfehlen ist, sollte ein funktionaler Schutz vor Überhitzung integriert sein.

– Schnittgeschwindigkeit und Arbeitsbreite:

Wie viele Blätter schafft das Gerät in einem definiertem Zeitrahmen? Dieses Auswahlkriterium zeigt Ihnen, wie schnell Sie mit dem Aktenschredder arbeiten können. Die maximal nutzbare Arbeitsbreite gibt an, welche Dimensionen Dokumente aufweisen können.

– Schneidekapazität und Auffangvolumen:

Hierbei wird angegeben, wie dick das Papier maximal sein darf bzw. ob mehrere Blätter gleichzeitig durch den Schredder geführt werden können, wodurch sich die Arbeitsgeschwindigkeit erhöht. Das Auffangvolumen gibt an, nach wie vielen Blättern der integrierte Auffangkorb zu leeren ist. Je größer er ist, desto seltener müssen Sie Ihren neuen Helfer im Büro entleeren. Kommt der Schredder täglich zum Einsatz, ist ein großes Auffangvolumen von deutlich mehr als 30 Litern empfehlenswert.

– Sicherheitsstufe und Schutzklasse:

Wenn Sie einen neuen Aktenvernichter kaufen, werden Sie mit 7 Sicherheitsstufen (P1 bis P7) in Berührung kommen. Während sich die Schutzklasse P1 für alltägliche, nicht sonderlich schützenswerte Dokumente wie Prospekte eignet, steht P7 für höchste Sicherheitsanforderungen (z. B. für geheimdienstliche Informationen).

Abgesehen davon definiert die Norm für Aktenvernichter drei Schutzklassen: Klasse 1 steht für einen normalen Schutz (beispielsweise für die Vernichtung interner Akten). Schutzklasse 2 entspricht einem hohen Schutz bzw. den Sicherheitsstufen P3 bis P5. Ein solcher Schutz dürfte für die meisten Einsatzbereiche ausreichend sein. Falls das Gesetz noch höhere Anforderungen stellt, gehen Sie mit einem Aktenvernichter der Schutzklasse 3 komplett auf Nummer sicher.

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Nun wissen Sie, worauf Sie beim Kauf eines Aktenvernichters achten sollten. Hier finden Sie eine große Auswahl an praxiserprobten Bestsellern, um sich mit wenigen Klicks einen funktionalen und sicherheitsrelevanten Helfer für Ihr Büro zu kaufen. Unsere Produktvorstellungen sind so ausgelegt, dass Sie sich schnell einen Überblick über alle wichtigen Auswahlkriterien in Anlehnung an diesen Ratgeber verschaffen können.

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