Tipps & Tricks für eine sichere Verwendung und die Reinigung/Wartung von Aktenvernichtern

Ein Aktenvernichter (Reißwolf) soll ein schnell einsetzbarer Helfer im Büro sein, um vertrauliche Dokumente so schreddern zu können, dass Unbefugte keinen Datenmissbrauch betreiben können. Die Auswahl eines passenden Aktenvernichters ist daher die Basis für einen reibungslosen Einsatz. Hierzu bieten wir Ihnen ebenfalls einen kurzen Kaufratgeber, um sich mit den wichtigsten Auswahlkriterien für einen Reißwolf vertraut zu machen. Die Leistungsstärke (Anzahl der gleichzeitig schredderbaren Blätter), maximale Betriebsdauer und die Sicherheitsstufe zählen zu den wichtigsten Kriterien.

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Bei der täglichen Beanspruchung und vor allem, wenn es schnell gehen muss, kann es mit einem Papierstau kurzweilig zu kleinen Zwischenfällen kommen. Wie sie diese beheben können und was bei der Reinigung/Wartung von Aktenvernichtern zu beachten ist, können Sie im folgenden Ratgeber in kompakter Form nachlesen. Tipps & Tricks sorgen dafür, dass Sie für viele denkbare Situationen mit einem Aktenschredder im Büro bestens gerüstet sind.

Safety first! So bereiten Sie einen Aktenvernichter für die Reinigung vor

Halten Sie sich immer vor Augen, dass ein Reißwolf mit einem sehr scharfen Schneidwerk ausgestattet ist. Zwar verfügen einige Modelle über spezielle Sicherheitsfunktionen. Sie sollten aber immer den Netzstecker ziehen, bevor Sie den Reißwolf öffnen bzw. am Papiereinzug hantieren. Zudem liegt es in der Natur der Konstruktion der Schneidwalzen, dass diese im Betrieb heiß laufen. Daher ist die Betriebsdauer bei einem Aktenvernichter immer zeitlich begrenzt. Sie sollten sicherstellen, dass das Gerät vollständig abgekühlt ist, bevor Sie mit der Reinigung starten. Am besten nehmen Sie diese Arbeiten in regelmäßigen Abständen direkt morgens beim Start im Büro vor. So können Sie sicherstellen, dass der Aktenvernichter nicht heiß ist und zudem wird er sich im Laufe des Tages dann uneingeschränkt nutzen lässt. So soll es sein!

Ist überhaupt eine Reinigung für einen Aktenvernichter notwendig?

Ja, vor allem Staub ist eine Aufgabe, die regelmäßig erledigt werden will. Fast scheint es so, als zögen Aktenschredder Staub magisch an. In Wirklichkeit ist dieser statische Effekt aber ganz normal, da es sich um ein elektrisch betriebenes Gerät handelt. Das bedeutet automatisch auch, dass keine Feuchtigkeit in das Schneidwerk bzw. die Elektrik gelangen darf. Wenn Sie die Oberflächen abwischen, dann sollte ein weiches Tuch nur ein wenig angefeuchtet sein. Nicht vermeiden lassen sich auch Fingerabdrücke auf der Oberfläche, die je nach Farbe und Design ins Auge fallen können. Auch hierfür sollten Sie ein weiches und nur ein wenig angefeuchtetes Tuch verwenden.

Tipp: Es gibt reinigende Alternativen zu Wasser

Es versteht sich von selbst, dass Wasser nur in sehr begrenztem Maß Verwendung bei der Reinigung finden kann. Da Staub ohnehin die größte Herausforderung sein wird, können Sie auf spezielle Mikrofasertücher zurückgreifen. Diese nehmen mit einem Wisch Staub zuverlässig auf. Sie können auch spezielle Vliestücher nutzen, die Verschmutzungen oder Fingerabdrücke sanft entfernen. Wichtig ist, dass sie keine Kratzer auf der Oberfläche hinterlassen. Gegebenenfalls testen Sie das Reinigungstuch erst an einer kleinen, nicht direkt einsehbaren Stelle.

Diese Reinigungsarbeiten fallen durch den Betrieb ganz automatisch an

Das Ausleeren des Auffangbehälters gehört je nach Volumen zu Aufgaben, die relativ häufig zu erledigen sind. Das ist aber mit wenigen Handgriffen getan, da sich der Behälter bei den meisten Geräten einfach abnehmen lässt. Das Schneidwerk an sich ist nicht reinigungsintensiv, da die meisten Geräte nur Papier schneiden. Einige Modelle sind zudem darauf auslegt, CDs oder keine Plastikkarten zu zerschreddern. Ein Blick in die Gebrauchsanweisung zeigt, welche genauen Vorgaben der Hersteller für die Reinigung macht. Staub lässt sich mit einem Akku-Handsauger beseitigen. Klemmen kleine Teile im Schneidwerk fest, so lassen sich diese ggf. mit einem kleinen Pinsel entfernen. Ansonsten sollten Papierrückstände beim nächsten Einsatz automatisch aus dem Schneidwerk herausfallen.

Trick: Was Wattestäbchen noch leisten können

Für schwer erreichbare Stellen bzw. Fugen bieten sich feine Pinsel an. Noch flexibler können Sie mit einem Wattestäbchen vorgehen. Wenn Sie dieses leicht befeuchten, haften Staub und etwaige Verschmutzungen noch einfacher daran.

Tipp: Verzichten Sie mit Blick auf die Langlebigkeit des Geräts auf chemische Reinigungsmittel

Der Auffangbehälter kann Staub aufweisen, der durch das Schneiden von Papier entsteht. Mit einem feuchten Tuch lässt sich dieser leicht entfernen. Achten Sie beim Zusammensetzen des Aktenvernichters darauf, dass alle Teile vollständig trocken sind. Falls irgendwo Tintenflecken oder sonstige Verschmutzungen zu sehen sind, sollten diese mit einem weichen Tuch zu entfernen sein. In jedem Fall sollten Sie auf aggressive chemische Reinigungsmittel verzichten. Diese könnten die Oberfläche bzw. empfindliche Bauteile angreifen.

GRUNDREGEL: Je häufiger der Reißwolf im Einsatz ist, desto intensiver muss die Pflege des Schneidwerks ausfallen!

Kommt der Aktenvernichter in Ihrem Büro täglich zum Einsatz, sollten Sie das Schneidwerk regelmäßig ölen, etwa einmal pro Woche. Achten Sie genau auf die Herstellerangaben für diesen wichtigen Aspekt. Oftmals finden Sie auch Hinweise, welche speziellen Ölsprays geeignet sind und welche Mittel ausdrücklich nicht.

Wichtiger Sicherheitshinweis:

Auch bei dieser Pflege muss die bereits angesprochene Devise ‘safety first’ gelten. Beachten Sie, dass Ölspray oder ähnliche Produkte leicht entflammbar sind. Sie dürfen daher niemals auf ein heißes Schneidwerk aufgebracht werden.

Was tun, wenn der Aktenvernichter einen Papierstau hat?!

Passende Tipps finden Sie im nächsten Teil unseres Aktenvernichter-Ratgebers – was kann man gegen einen Papierstau tun?